Как найти офис в аренду в Москве?

Не каждый бизнесмен может позволить себе коммерческую недвижимость в собственности. Аренда обойдется дешевле, позволит ускорить запуск проекта. Грамотный выбор поможет оптимизировать бизнес-процессы, но если к подбору подойти не так тщательно, то высок риск столкнуться с рядом проблем.

На что обратить внимание до поиска

Перед началом подбора подходящей недвижимости, уточните мнение сотрудников. Нередко люди увольняются, потому что им слишком далеко или неудобно добираться до новой локации. Подойдет вариант, расположенный рядом с метро или остановкой общественного транспорта. Чем удобнее добираться, тем выше шанс сохранить работников.  

Изложите все свои требования. Критерии должны учитывать особенности бизнеса, задачи предпринимательской деятельности, необходимость проведения встреч и переговоров на территории компании. Для удобства список условно делят на два типа:

• Приоритетные. Локация, площадь, бюджет, класс бизнес-центра, наличие отделки и мебели, расположение относительно собственного склада/ производства, наличие парковочных мест.
• Желательные. Этажность, высота потолков, кафе, наличие столовой или ТЦ рядом и т.д.

Полезно рассматривать критерии на перспективу, ведь через год штат увеличится, а площадь уже окажется непригодной для большой компании.

В некоторых случаях можно поступиться требованиями, если все остальное устраивает и аренда предполагается на долгий срок. Но любые риски рассматривают на перспективу. Возможно ли функционирование на пятом этаже без лифта? Получится ли организовать бизнес-процессы на меньшей площади? 

Оцените собственную готовность сделать в помещении ремонт . Полная отделка “с нуля” позволить организовать буквально офис мечты и учесть все нюансы, но, безусловно, ведет к временным и финансовым затратам . Если нет желания и возможностей тратить силы на переделку, то выбор сократится. Однако внесение изменений поможет сделать помещение комфортным для сотрудников, подстроить интерьер под нужды компании. Помимо косметических изменений, допустимо зонирование на отделы, создание зоны отдыха.  

Как найти подходящий вариант

Искать можно самостоятельно либо с помощью брокера. Для того, чтобы сэкономить временные ресурсы и получить профессиональную консультацию и помощь в подборе коммерческих помещений, рекомендуем обратиться к экспертам. Эксперты компании Bright Rich | CORFAC International сопроводят вас на каждом этапе заключения сделки. 

Факторы локации

Направление деятельности компании, безусловно, влияет на выбор расположения офиса. Так, компании, для которых важна престижность офиса и его представительские функции, как правило, выбирают центральные районы – подойдут бизнес-центры высокого класса и отдельно стоящие офисные особняки. 

Важна также доступность метро и остановок общественного транспорта. Заблаговременно полезно узнать о наличии парковки и количестве доступных парковочных мест.

Если в офис часто приезжают клиенты, то выбор падет на район с удобным расположением и бизнес-центр с гостевым паркингом. Если же деятельность компании подразумевает отсутствие встреч, то упор делается на поиск локации, удобной территориально большинству сотрудников. Обратите внимание на соседние здания, ТЦ с фудкортом, кафе и рестораны с бизнес-ланчами.

Ключевые параметры

Если большинство требований сошлись, то самое время приступать к просмотрам. Найти идеальный вариант с первого раза почти невозможно, не останавливайтесь на первом предложении. 

Если вы не планируете делать ремонт, пригласите технического специалиста и обязательно проверьте потолок, стены и пол на отсутствие дефектов, трещин или скрытых поломок вентиляции и отопления. Пересчитайте количество розеток, хватит ли их под потребности компании, учтите другие важные детали.

Не пренебрегайте проверкой санузла и прочих “мокрых точек” вплоть до включения и спуска воды. При обнаружении дефектов сантехники, отопления, вентиляции – обязательно их фиксируйте. Нередко владельцы все исправляют до того, как новая компания перевезет оборудование, но если не заметить недочеты, то дефекты придется нивелировать за свой счет. Что еще проверить:

• Кондиционеры. Включите их на 5-7 минут, если появится посторонний запах, шум – это говорит о поломке. 
• Интернет. Тестировать нужно скорость подключения. Узнайте об эффективности провайдера в конкретном районе, а также выясните, можно ли сменить поставщика услуг.
• Лифт. Чем выше находится офисное помещение, тем приоритетнее работоспособность лифта, можно не только самостоятельно оценить состояние, но и расспросить других сотрудников бизнес-центра. 
• Мебель. Обязательно проверьте состояние, наличие неисправностей, потертостей, поломок. Все зафиксируйте, чтобы не пришлось платить за сколы, к которым не имеете отношения.

Как не ошибиться с выбором

Ключевые моменты, на которые важно обратить внимание при выборе офиса:

• Парковка. Играет роль тип паркинга, общее и доступное для аренды количество машиномест, а также наличие видеонаблюдения. 
• Возраст самого здания. Важно, когда проводили капитальный ремонт и происходила ли замена коммуникаций. Уточните, как часто проводится проверка оборудования, счетчиков.
• Коридорный коэффициент. Плата за площадь общего пользования может оказаться сюрпризом, постарайтесь обсудить снижение процента.
• Охрана. Уточните, как организована охрана, есть ли возможность остаться допоздна, нужны ли пропуска для сотрудников и клиентов. 
• Коммунальные услуги. Как правило, все платежи осуществляются по счетчикам, в противном случае собственник может выставить произвольный счет. Лучше прописать порядок оплаты коммунальных платежей заранее.
• Уборка. Заранее обсудите, как производится и оплачивается клининг

Если выбранное офисное помещение требует ремонта, можно и нужно обсудить возможность предоставления арендных каникул. Это время, когда арендатор осуществляет ремонтные работы и при этом не выплачивает ежемесячный платеж. 

Как правило, существует возможность отремонтировать помещение силами владельца. Если вы планируете производить отделку самостоятельно, то внешний вид офиса, цвета, дизайн-проект и план изменений необходимо согласовать.  В случае, если затраты являются существенными, возможно прописать в договоре порядок возмещения стоимости ремонта в случае разрыва договора арендодателем.

Заранее обсудив все нюансы, касающиеся условий оплаты, можно сэкономить десятки и сотни тысяч рублей. Брокеры Bright Rich помогут вам провести переговоры с арендодателем и согласовать лучшие условия аренды. 

Документация и оформление

Когда подходящее помещение найдено, проверено его состояние и понятны условия аренды, можно переходить к заключающему этапу. 

Прописанные условия требуют особого внимания, вычитывайте несколько раз, попросите внести изменения или дополнения при необходимости. Проверьте право собственности, указанный в документе адрес должен совпадать с фактическим. Выписка из Росреестра подтвердит отсутствие претензий со стороны третьих лиц. 

Если помещение вам сдает арендатор, то необходимо запросить подтверждение того, что владелец не против субаренды. Если вторая сторона отказывается или ссылается на устные заверения, то от такого лучше отказаться.

Кадастровый и технический паспорт – основные моменты, которые также потребуют проверки. Стоимость аренды часто высчитывают за квадратный метр, и площадь должна совпадать с той, что указана в документации. Для заключения договора обеим сторонам обычно необходимо подготовить следующее:

• копии учредительных документов, ИНН, КПП, ОГРН;
• копия удостоверения личности руководителя компании;
• банковские и почтовые реквизиты, с учетом юридического адреса;
• выписка из ЕГРИП или ЕГРЮЛ (выбирают по типу организации), сроком до 4 месяцев;
• копия документов, подтверждающих постановку на учет, регистрацию юридического лица;
• копия подтверждения полномочий руководителя компании.

Владельцу необходимо также предоставить выписку из ЕГРН. Все вышеуказанные копии заверяются печатями. Игнорирование перепроверки повлечет появлением проблем в будущем, ведь заверенные копии – гарант безопасности обеих сторон. 

Если офис удовлетворяет внешне всем потребностям, подходит под критерии – тщательно проверьте все документы. Воздержитесь от излишней спешки, изучите документацию, особое внимание уделите формулировкам «в особом порядке», «в одностороннем порядке», «безусловно». При наличии сомнений в формулировках или подлинности копий лучше обратиться к юристу. Если договор аренды заключается на срок более года, то необходима регистрация в Росреестре. 

Обратите особое внимание на следующие пункты:

• на каких условиях возможно расторжение;
• правила досрочного расторжения;
• сроки возврата залога;
• неустойки;
• срок, в который необходимо уведомить владельца о расторжении.

Как правило, в договоре указан пункт об индексации оплаты, на который также необходимо обратить особое внимание.

Есть риск, что пока вы все изучаете, помещение могут сдать другому арендатору. Чтобы избежать подобного, необходимо направить владельцу письмо о намерениях, которое составляется в свободной форме. Обычно в нем указывают название компании, интересующую площадь, размер платежа, сроки въезда в помещение. Это предварительный вариант, который заменится условиями договора после утверждения условий. 

Отдельный важный момент – это подписание акта приема-передачи помещения, в котором отражают дефекты, количество отданных ключей и пропусков для сотрудника. Если мы говорим об аренде помещения с мебелью, в него также добавляется опись мебели, техники, оборудования, описывается оснащение переговорных комнат. Зачастую в него включается фото- и видеофиксация помещения. Чем больше факторов зафиксируете, тем ниже шанс расплачиваться за поломки и проблемы, которые могли появиться до съема. Внимательность на этом этапе нивелирует дополнительные расходы. Также следует внимательно подойти к подписанию так называемого акта разграничения эксплуатационной ответственности, который обычно касается инженерных систем – например, обслуживания радиаторов.

Советы по выбору

Рекомендации могут показаться чрезмерными. Однако это обезопасит вас от возможных негативных последствий и недобросовестности арендодателя. Памятка при поиске:

• Оцените транспортную доступность. Сколько машиномест, фиксированные они или свободные. Если на переговоры в офис часто приезжают клиенты, то и для них должна быть предусмотрена парковка.
• Хотите сэкономить время и деньги? Доверьтесь проверенному брокеру, который поможет выбрать помещение, согласовать условия с владельцем и нивелировать возможные риски.
• Проверяйте любые мелочи. Обязательно удостоверьтесь в работе сантехники, состоянии техники и отсутствии дефектов. Любые недостатки должны фиксироваться.
• Поговорите с соседними компаниями-арендаторами, узнайте, какие есть подводные камни и неудобства. Оцените состав провайдеров и мощность интернета, электросетей, в зависимости от вашего вида бизнеса. 
• Не упускайте возможности договориться о снижении оплаты за коммунальные платежи, уборку, коридорный коэффициент. 
• Внимательно изучите право собственности, разрешение на субаренду. Получите заверенный документ о том, что собственник не против, не доверяйте устным убеждениям.
• Не подписывайте никакие бумаги, пока детально не изучите все условия. Если есть сомнения, то лучше обратиться за юридической консультацией.
• Не переезжайте и не перевозите технику без подписания акта приемки, есть риск, что придется снова тратиться на услуги перевозки. Переезд должен состояться строго после подписания акта приемки. Если уговаривают сначала переезжать, то это повод усомниться в добросовестности.
• Акт приемки обязан описывать все фактическое состояние помещения. Прописывают оставленную технику, количество пропусков и ключей и т.д. 

Аренда коммерческой недвижимости в Москве требует тщательной проверки документов, поиска недостатков, грамотного подхода при работе с договором, изучения локации. Любые риски могут негативно повлиять на бизнес и сотрудников. Если сомневаетесь в собственной компетенции, доверьте дело профессиональной команде брокеров Bright Rich.